Zásady pro zpracování osobních údajů obchodních partneru, kontaktních osob a návštěv

Pokud se v rámci tohoto oznámení o ochraně osobních údajů (dále jen „dokument“) objevují výrazy „společnost“ a zájmeno „my“ v jakémkoli pádě, rozumí se tím společnost Kablo Vrchlabí s.r.o., se sídlem Českých bratří 509, 543 01 Vrchlabí. IČ: 05593174, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové oddíl C, vložka 38265.

Společnost Kablo Vrchlabí s.r.o. a její majetkově spřízněné společnosti jsou v tomto dokumentu souhrnně označovány jako „skupina Wilms“.

K čemu tento dokument slouží?

Společnost Kablo Vrchlabí s.r.o. si je vědoma, že vás zajímá, jak je nakládáno s Vašimi osobními údaji. Tento dokument podrobně popisuje, jakým způsobem shromažďujeme, zpracováváme, používáme a předáváme Vaše osobní údaje (společně dále „zpracovávání“). Vzhledem k tomu, že tento dokument obsahuje velké množství informací, se nejprve podívejte do výše uvedeného obsahu, kde si můžete vybrat kapitoly, které Vás zajímají nejvíce.

Osobními údaji se rozumí informace týkající se určité osoby, kterou lze na základě této informace, případně ve spojení s dalšími informacemi, identifikovat. Nejběžnějšími příklady osobních údajů, které společnost v rámci každodenní podnikatelské činnosti zpracovává, jsou (vedle osobních údajů našich zaměstnanců) zejména jména, adresy, telefonní čísla a další kontaktní údaje obchodních partnerů, jejich zástupců, návštěv společnosti nebo našich webových stránek.

Kdo je správcem údajů?

Správcem údajů je společnost Kablo Vrchlabí s.r.o., která určuje jakým způsobem a za jakým účelem se Vaše osobní údaje budou zpracovávat. Kontaktní údaje naleznete v kapitole „Dotazy a stížnosti“ níže.

Na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) se můžete obrátit prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v kapitole „Dotazy a stížnosti“ níže.

Zpracování Vašich osobních údajů

Jak a proč Vaše osobní údaje zpracováváme?

Osobní údaje, které shromažďujeme, a právní základ a účel jejich zpracování jsou podrobně popsány níže.

Osobní údaje

Právní základ zpracování

Účel zpracovávání

Identifikační údaje (zejména Vaše jméno, příjmení a pracovní pozici)

Oprávněný zájem společnosti na zajištění komunikace s obchodními partnery anebo Váš souhlas (např. při předání vizitky).

V případě evidence návštěv je to oprávněný zájem společnosti na kontrole vstupu a ochraně majetku.

Uzavření a plnění smlouvy, kterou s Vámi uzavřeme.

Zpracováváme identifikační a kontaktní údaje zaměstnanců, kontaktních osob a jiných zástupců našich obchodních partnerů za účelem sjednání a plnění příslušné smlouvy a související obchodní komunikace a také evidence návštěv společnosti.

Údaje můžeme zpracovávat za účelem uzavření a splnění smlouvy, kterou s Vámi uzavřeme.

Kontaktní údaje (zejména Váš e-mail a tel. číslo).

Oprávněný zájem společnosti na zajištění komunikace s obchodními partnery nebo Váš souhlas (např. při předání vizitky).

V případě evidence návštěv je to oprávněný zájem společnosti na kontrole vstupu a ochraně majetku.

Uzavření a plnění smlouvy, kterou s Vámi uzavřeme.

Oprávněný zájem společnosti na oslovování svých obchodních partnerů nebo Váš souhlas s takovým zpracováním, pokud je vyžadován.

Zpracováváme identifikační a kontaktní údaje zaměstnanců, kontaktních osob a jiných zástupců našich obchodních partnerů za účelem sjednání a plnění příslušné smlouvy, související obchodní komunikace a také evidence návštěv společnosti.

Údaje můžeme zpracovávat za účelem uzavření a splnění smlouvy, kterou s Vámi uzavřeme.

Tyto údaje můžeme zpracovávat také za účelem zasílání obchodních sdělení našim obchodním partnerům.

Platební a dodací údaje (např. číslo účtu a dodací adresa).

Uzavření a plnění smlouvy, kterou s Vámi uzavřeme.

Údaje můžeme zpracovávat za účelem uzavření a splnění smlouvy, kterou s Vámi uzavřeme.

Bezpečnostní údaje (kontrola Vašeho vstupu do společnosti, údaje z kamerového systému společnosti)

Oprávněný zájem společnosti na zajištění bezpečnosti, kontrole vstupu a ochrany majetku.

Tyto údaje zpracováváme za účelem zajištění bezpečnosti našich pracovišť a pracovníků a za účelem ochrany majetku společnosti a kontrole vstupu do areálu společnosti.

Údaje o návštěvách našich webových stránek (zejména IP adresy nebo cookies).

Oprávněný zájem společnosti ohledně informací o Vaší návštěvě našich webových stránek nebo Váš souhlas s takovým zpracováním, pokud je vyžadován.

Tyto údaje zpracováváme za účelem evidence návštěv a vylepšení našich služeb a pro statistické a analytické účely. Více informací o cookies naleznete v kapitole „Co jsou to cookies“ níže.

Odkud společnost získává Vaše osobní údaje?

Většinu osobních údajů, které zpracováváme, získáme přímo od Vás nebo od Vašeho zaměstnavatele nebo jiné osoby v podobném postavení, a to především v rámci jednání o uzavření a plnění smlouvy, plnění našich zákonných povinností nebo Vaší návštěvy společnosti.  

Další typy údajů můžeme získat na základě Vaší přítomnosti ve společnosti nebo prostřednictvím našich systémů (např. záznamy z kamerového systému nebo údaje o návštěvách našich webových stránek).
Za určitých okolností se může stát, že budeme požadovat Váš výslovný souhlas se zpracováním osobních údajů, např. pro účely přímého marketingu. Za těchto okolností můžete svůj souhlas kdykoliv odvolat, a to tak, že budete postupovat podle instrukcí, které jste obdrželi při udělení souhlasu nebo v rámci příslušné komunikace, nebo se obrátíte na kontaktní místo uvedené níže (viz „Dotazy a stížnosti“).

Sdílí společnost osobní údaje s dalšími osobami?

Naše koncernové společnosti
Osobní údaje sdílíme v rámci skupiny Wilms pouze za určitých okolností, a to v případech, kdy je takový postup v souladu se zákonem. Je tedy možné, že bude nutné Vaše osobní údaje sdílet s jinými společnosti ze skupiny Wilms, včetně naší mateřské společnosti pro účely naší obchodní činnosti.

Konkrétně se může jednat o následující společnosti ze skupiny Wilms:  Hans Wilms Beteiligungs-GmbH, 58706 Menden, Fröndenberger Str. 27-29, Spolková republika Německo

Přístupová práva mezi jednotlivými společnostmi ze skupiny Wilms jsou omezena a udílíme je pouze, pokud daná osoba potřebuje příslušné údaje znát na základě své pracovní pozice nebo svých pracovních povinností.

Poskytovatelé služeb
Využíváme externí poskytovatele služeb, kteří nám poskytují služby např. v oblasti ostrahy, účetnictví, správy pohledávek nebo IT.

Veškeré třetí osoby, které k těmto účelům budeme využívat, prověříme, abychom zajistili, že poskytnou dostatečné záruky s ohledem na důvěrnost a ochranu Vašich osobních údajů. S těmito osobami budeme mít uzavřené písemné smlouvy, v nichž se zaváží k ochraně Vašich osobních údajů a dodržení našich standardů pro zabezpečení osobních údajů.

Sdělování osobních údajů třetím osobám
Za určitých okolností sdílíme nebo jsme povinni sdílet Vaše kontaktní údaje se třetími osobami mimo skupinu Wilms, a to za výše uvedenými účely a v souladu s právními předpisy o ochraně osobních údajů.

Mezi takovéto třetí osoby patří zejména:

  • správní orgány (finanční úřady)
  • finanční instituce
  • pojišťovny
  • policie, státní zastupitelství
  • externí poradci
  • Předává společnost osobní údaje do zemí mimo EHP?

Vaše zpracovávané osobní údaje nepředáváme do zemí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP).

Vaše zpracovávané osobní údaje rovněž předáváme do zemí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), např. pokud některý z našich poskytovatelů služeb využívá personál či vybavení, které se nachází mimo EHP.

S ohledem na ochranu Vašeho soukromí, základní práva a svobody a výkon Vašich práv však máme zavedena bezpečnostní opatření, např. zajišťujeme adekvátní úroveň ochrany na základě standardních smluvních doložek EU, které vychází z modelových doložek Evropské komise. Chcete-li podrobnější informace ohledně takového předávání, můžete nás kontaktovat (viz „Dotazy a stížnosti“ níže).

Jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečené?

Společnost za účelem zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti Vašich osobních údajů používá moderní IT bezpečnostní systémy. Konkrétně jsme přijali vhodná bezpečnostní technická a organizační opatření proti nezákonnému nebo neoprávněnému zpracování osobních údajů a proti náhodné ztrátě či poškození osobních údajů. Přístup k Vašim osobním údajům je umožněn pouze osobám, které jej potřebují, aby mohly plnit své pracovní povinnosti.

Jak dlouho bude společnost Vaše osobní údaje uchovávat?

Vaše osobní údaje budeme uchovávat pouze po dobu, po kterou je budeme potřebovat ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny (viz výše), a ke splnění zákonných požadavků. To může vést k tomu, že některé údaje budeme uchovávat déle než jiné.

Jaká jsou Vaše zákonná práva týkající se ochrany údajů?

Za stanovených podmínek můžete uplatnit veškerá níže uvedená práva, které Vám přiznávají právní předpisy upravující ochranu osobních údajů, a to zejména obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).   

Pokud máte jakékoli dotazy nebo žádosti týkající se Vašich práv, kontaktujte nás prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v kapitole „Dotazy a stížnosti“ níže.

 

Právo

Co to znamená?

Jak toto právo uplatním?

Jaké jsou podmínky pro jeho uplatnění?

Právo na přístup

Za určitých podmínek máte právo na přístup ke svým osobním údajům, které máme k dispozici.

Žádost o poskytnutí takových údajů je nutné učinit písemně a zaslat ji na adresu nebo e-mailem. Pokud je to možné, specifikujte typ údajů, o které máte zájem, aby naše odpověď splnila Vaše očekávání.

Musíme mít možnost ověřit Vaši totožnost. Vaše žádost nesmí porušovat práva a svobody druhých.

Právo na opravu nesprávných nebo neúplných osobních údajů

Máte právo namítat nepřesnost či neúplnost Vašich osobních údajů, které zpracováváme. Vyjde-li najevo, že jsou Vaše osobní údaje nesprávné, máte právo, aby tyto nesprávné údaje byly příslušným způsobem odstraněny, opraveny nebo doplněny.

Doporučujeme Vám oznámit nám neprodleně veškeré změny týkající se Vašich osobních údajů, včetně změn Vašich kontaktních údajů, telefonního čísla nebo e-mailové adresy.

Oznámení zašlete písemně nebo e-mailem.

Toto právo se vztahuje pouze na Vaše vlastní osobní údaje. Při uplatňování tohoto práva buďte co možná nejkonkrétnější.

Právo na přenositelnost údajů

Za určitých podmínek máte právo obdržet údaje, které jste nám poskytli a které strojově zpracováváme, a to v běžném strojově čitelném formátu.

Žádost o poskytnutí takových údajů je nutné učinit písemně a zaslat ji na adresu nebo e-mailem. Pokud je to možné, specifikujte typ údajů, o které máte zájem, aby naše odpověď splnila Vaše očekávání.

Toto právo se vztahuje na případy, kdy ke zpracování údajů dochází na základě Vašeho souhlasu nebo na základě s Vámi podepsané smlouvy a kdy jsou údaje zpracovány strojově (např. se nejedná o záznamy v tištěné podobě). Týká se pouze osobních údajů, které jste nám poskytl/a. Zpravidla se tudíž nevztahuje na osobní údaje, které vytvořila společnost.

Právo vznést námitku proti zpracovávání

Za určitých okolností máte právo vznést námitku proti dalšímu zpracovávání Vašich osobních údajů.

Žádost zašlete písemně nebo e-mailem.

Toto právo máte pouze v případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z titulu našich oprávněných zájmů. Námitka musí být založena na skutečnostech týkající se Vaší konkrétní situace, abychom ji mohli řádně vyhodnotit.

Právo na omezení zpracování

Za určitých podmínek máte právo požádat, abychom zpracovávání Vašich osobních údajů omezili.

Žádost zašlete písemně nebo e-mailem.

Toto právo  máte například, pokud (i) napadnete správnost osobních údajů po dobu, dokud neověříme jejich správnost nebo (ii) zpracování je protizákonné nebo (iii) namítáte proti jejich zpracování, a to po dobu, dokud neověříme, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi zájmy.

Právo na výmaz osobních údajů

Za určitých podmínek máte nárok žádat výmaz Vašich osobních údajů (toto právo je také známé jako „právo být zapomenut“), a to např. když se domníváte, že zpracovávané údaje jsou nepřesné nebo že je zpracovávání nezákonné nebo jste odvolali Váš souhlas.

Žádost zašlete písemně nebo e-mailem.

Existuje několik zákonných důvodů, na jejichž základě se může stát, že nebudeme schopni Vaší žádosti o výmaz osobních údajů vyhovět. Může se jednat např. o situace, kdy (i) musíme vyhovět svým zákonným povinnostem či (ii) vykonáváme či hájíme své oprávněné zájmy, nebo (iii) je to nutné pro plnění uzavřené smlouvy.

Právo odvolat poskytnutý souhlas

Máte právo odvolat poskytnutý souhlas s jakýmkoli zpracováváním osobních údajů.

Žádost zašlete písemně nebo e-mailem.

Pokud svůj souhlas odvoláte, bude mít jeho odvolání účinky pouze do budoucna.

 

Co jsou to cookies?

Cookies jsou malé datové soubory, které jsou nezbytné pro správnou funkci stránek, a které proto umísťujeme na Váš počítač tak, jako většina internetových stránek. Jedná se o textové soubory, které internetové stránky ukládají na Váš počítač nebo mobilní zařízení v okamžiku, kdy tyto stránky začnete využívat. Stránky si tak na určitou dobu zapamatují úkony a nastavení, které jste na nich provedli. Tyto údaje tedy nemusíte zadávat znovu při opětovné návštěvě stránek a přechodem mezi jednotlivými sekcemi webu.
Cookies využíváme především pro marketingové účely, sběr statistických údajů a analýzy návštěv webu, abychom mohli dále vylepšovat naše stránky a zdokonalovat tak služby, které nabízíme. Informace o tom, jak náš web používáte, proto sdílíme se svými partnery působícími v oblasti inzerce a analýz, a to konkrétně se společností Google. O tom, jak Google nakládá se soubory cookies, se můžete dočíst na https://www.google.com/policies/technologies/cookies/.

Dotazy a stížnosti

Pokud Vás zajímají podrobné informace o Vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů, včetně práva na přístup a opravu nepřesných údajů, nebo jiný dotaz nebo stížnost k jejich zpracování, kontaktujte nás prosím:

Kablo Vrchlabí s.r.o., Českých bratří 509, 543 01 Vrchlabí
Tel: +420 499 401 750, E-mail: info@kablovrchlabi.cz, www.kablovrchlabi.cz

Pokud se domníváte, že porušujeme naše povinnosti vyplývající z právních předpisů na ochranu osobních údajů, můžete podat stížnost k příslušnému dozorovému úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www: www.uoou.cz, e-mail: posta@uoou.cz